Ab sofort ist die xRM-Help offiziell online – euer Anlaufpunkt für alle fachlichen Informationen rund um ADITO xRM.

Sie bietet Orientierung, zeigt Möglichkeiten auf und unterstützt dabei, das volle Potenzial des Systems auszuschöpfen. Damit ergänzt sie die Platform-Help, die sich auf technische Inhalte für Entwickler fokussiert.

Die xRM-Help richtet sich an alle, die täglich mit unserem xRM arbeiten – im Vertrieb genauso wie im Consulting.

Sie möchten verstehen, wie etwas funktioniert? Wir erklären es anhand konkreter User Stories, Best Practices und Anwendungsszenarien.

Sie möchten wissen, welcher Anwender etwas nutzt? Wir benennen die Personas, die hauptsächlich bestimmte Anwendungen nutzen.

Sie möchten wissen, was sich geändert hat? Unser Blog hält Sie über Neuerungen und Entwicklungen auf dem Laufenden.

Die xRM-Help ist kein statisches Projekt, sondern wächst kontinuierlich weiter. Die bisherige Dokumentation in Form der PDFs ist in die neue Struktur integriert, aber auch in der bekannten Struktur im Bereich "Downloads" noch zu finden. Im Zuge der Weiterentwicklung werden die PDFs nun Stück für Stück in das neue Format überführt.

Let’s get started.

./Florian

Technische Änderungen​

🔧 Funktionsfähige Verlinkung (bereits im 2025.9.1-Hotfix.2)​

In der Platform-Version 2025.1.4.1 gab es eine Änderung am 'linkedContext'-Verhalten: Der Wert des entityField, welches den verlinkten Context enthält, muss jetzt zwingend eine ID liefern, um korrekte Verlinkungen zu anderen Contexten im Client darzustellen. Bisher war es möglich diese ID auch über das targetContextIdField zu übergeben, daher mussten alle Stellen im xRM, die so aufgebaut waren, angepasst werden. Dies zeigt sich in der Anwendung bspw. im Tab "360 Grad" bei den Verlinkungen auf andere Contexte.

Im xRM wurde in der "360degree_lib" die Funktion "get360Data" so angepasst, dass der title.value die UID und der title.displayValue den #CONTENTTITLE enthält.

ℹ️Weitere Informationen: Update Guides

🔧 Saubere Datumswerte​

Mit Platform-Version 2025.2.0 wurde die Verwendung der Methode "datetime.toDate()" ohne die Angabe eines Pattern deprecated.

Deshalb wurde dies an allen Stellen im xRM, bei denen die Methode bisher ohne die Angabe eines Patterns verwendet wurde, ergänzt.

ℹ️Weitere Informationen: Update Guides

Eigenschaften​

🚀 Erleichterte Erfassung von Pflicht-Eigenschaften​

Beim Erstellen und Bearbeiten eines Datensatzes werden jetzt alle Felder für Pflicht-Eigenschaften in der Eingabemaske automatisch eingefügt, sodass der User diese direkt setzen kann. Dieses Verhalten wurde in allen relevanten Contexten (die Eigenschaften nutzen) erweitert.

Vorteile für den User

• Einsparung umständlicher Klickfolgen
• keine Fehlermeldungen durch fehlende Pflicht-Eigenschaften beim Speichern
• Schneller und reibungsloser Arbeitsablauf bei der Pflege von Datensätzen

KI​

🚀 Stabilisierung der KI-Funktionen im HTML-Editor​

Seit ADITO Platform 2025.1.3 können die KI-Funktionen im HTML-Editor pro Instanz konfiguriert werden. Jetzt wurden die letzten Apassungen umgesetzt, um diese Konfigurationen in Projekten nutzbar und erweiterbar zu machen. Hierzu wurde eine eigene Library zur Verfügung gestellt, die es dem Customizer erlaubt, die KI-Standardbefehle anzupassen.

ℹ️ Weitere Informationen: CKEditor AI Integration

Serienmail​

🚀 Verbesserte Verarbeitung "leerer" Platzhalter für URLs​

Beim Generieren der einzelnen E-Mails einer Serienmail wird jetzt überprüft, ob die Platzhalter für URLs gefüllt oder leer sind. In letzterem Fall wird kein Formatierung als Link durchgeführt, sondern der in Mosaico angegebene Link-Text verwendet, um eine korrekte Darstellung zu garantieren.

Vorteile für den User

• Vermeidung "leerer Links" in E-Mails
• Korrekte Darstellung in Microsoft Outlook und anderen E-Mail-Clients

Nachfolgend ausgewählte Features und wichtige Informationen zur neuen xRM-Version.

Datenschutz​

🚀 Erweiterung des Löschkonzepts​

• Es ist nun möglich für jeden Context abhängige Contexte zu definieren, deren Daten bei der Löschung ebenfalls entfernt werden sollen
• Der Nutzer wird über diese abhängigen Contexte bei der Erstellung eines Löschkennzeichens und beim Setzen eines manuellen Löschkennzeichens informiert
• Die Konfiguration erfolgt über eine eigene Library, die die Abhängigkeiten der Contexte als Baumstruktur enthält

🚀 Optimierung des Contexts Datenschutzadministration​

• Umbenennung des Contexts "Datenschutzadministration" (vorher DSGVO-Konfiguration) - um international verständlich genutzt werden zu können.
• Aufteilung der View in zwei Tabs:
  • zur Verwaltung der „Löschkennzeichen“ und allgemeinen Einstellungen (bspw. Löschverzögerung in Tagen)
  • zur Verwaltung von „datenschutzrelevante Eigenschaften“ am Kontakt. Somit wird der Hinweis bzgl. Dokumentationspflicht auch bei der Pflege dieser Eigenschaften eingeblendet.

ℹ️Weitere Informationen: PDF DE | PDF EN

🚀 Refactoring der Preisberechnung in Beleg und Angebot​

In der Vergangenheit traten bei der Preisberechnung wiederkehrende Herausforderungen auf. Um Transparenz und Zuverlässigkeit zu erhöhen, haben wir die Logik umfassend refaktoriert und optimiert.

• Separate DB-Felder für Hauswährung und Fremdwährung
• Speichern von Zwischenergebnissen direkt in der Datenbank
• Überarbeitete Summenberechnung für Belege und Angebote

Ziele des Refactorings​

• Leichtere Wartbarkeit des Codes
• Bessere Performance durch zwischengespeicherte Berechnungen
• Vermeidung von Rundungsfehlern
• Konsistente Berechnung in Tabellenviews und Reports
• Reduzierung technischer Schuld durch vereinfachte Code-Struktur

🚀 Neuer Context Mosaico Design-Vorlagen​

Mit den Mosaico Design-Vorlagen können kundenindividuelle Anpassungen im Format HTMML vorgenommen werden. Als Customizer lassen sich neue Blöcke erstellen und bestehende Blöcke in Inhalt oder Design bearbeiten – ideal für die Erstellung von Serienmails und Landing-Pages im Marketing.

ℹ️ Dafür muss auf eine aktuelle Version von Mosaico geupdatet werden: Eine umfassende Anleitung steht dir zur Verfügung, damit du sofort loslegen kannst.

🚀 Neue Features und verbesserte Nutzerführung im Context Serienmail​

Um sich einfacher als bisher für eine Möglichkeit zu entscheiden, wie man den Inhalt einer Serienmail erfassen möchte, kann man nun in der Neuanlage bewusst die Auswahl treffen und bekommt nur noch die notwendigen Felder eingeblendet: Entweder via Mosaico-Editor, dem ADITO HTML-Editor oder per Upload einer HTML-Datei.

Nutzt man den Mosaico-Editor, können

• Mosaico Content-Vorlagen ausgewählt werden, die direkt aus der Serienmail bearbeitet werden (eine Anmeldung an Mosaico ist zwecks SSO nicht mehr notwendig).
• Einzelne Elemente des Inhalts individuell interessensabhängig ausgesteuert werden, sodass diese Inhalte nur bei Empfängern angezeigt werden, die diese Interessen abonniert haben.
• Die Galerie des Mosaico-Editor verfügt nun über ein "Archive", um nicht mehr aktuelles Bildmaterial dorthin zu verschieben und so die Galerie übersichtlich zu halten.

Anhänge können einfach direkt im Serienmail hinzugefügt und verwaltet werden. Der E-Mail Header kann gemäs der CSA-Kriterien gesteuert werden. Um Empfänger zur Serienmail hinzuzufügen, gibt es nun die Möglichkeit, Empfänger aus gespeicherten Filtern hinzuzufügen.

ℹ️Weitere Informationen: PDF DE | PDF EN

KI​

🚀 KI-Module​

Eigene KI-Modul-Suite zur schnellen und einfachen Anpassung als Grundlage für die zukünftige Erweiterung der KI-Funktionalitäten im xRM und in Kundenprojekten.

• Es ist möglich, mehere LLMs anzubinden und diese gezielt anzusprechen - "Das richtige LLM für den richtigen Job"
• Neue Rolle "INTERNAL_AI", um User für KI-Funktionalitäten zu berechtigen
  • Hinweis: Zur Nutzung der KI-Funktionalitäten ist eine eigene Lizenz nötig!
  • Ist KI-Berechtigung verfügbar sind KI-Funktionen im CKEditor aktiv
  • Demodaten: User Tim Admin und Max Mustermann besitzen diese Rolle standardmäßig

🚀 KI-Texterstellung für E-Mails​

Sparen Sie Zeit bei der Erstellung von E-Mails an Ihre Kunden. In den Contexten Kontakt, Firma und beim Versand von Angeboten erstellen Sie im Handumdrehen personalisierte E-Mails an Ihre Kunden und Interessenten. Geben Sie Stichworte für den gewünschten Inhalt ein und wählen Sie Ausrichtung, Länge und Tonfall für die E-Mail aus. Ob formell oder informell, ob interessiert, enthusiastisch, verständnisvoll oder selbstbewusst – der KI-Assistent erstellt in sekundenschnelle einen Vorschlag, der zu Ihrer Situation passt.

• Verfügbar in Kontakt, Firma und beim Angebotsversand
• Nutzer kann sich zwischen Erstellung über Dokumentenvorlage oder per Prompt entscheiden
• Optional kann eine bestehende Aktivität mitgegeben werden, auf die sich die E-Mail beziehen solldie E-Mail beziehen soll
• Weiterbearbeitung des generierten E-Mail-Inhalts über die KI-Tools des Editors möglich

ℹ️Weitere Informationen: PDF DE | PDF EN - Kapitel "E-Mail schreiben mit KI"

🚀 KI-Inhaltszusammenfassung von Aktivitäten​

In einem vielseitig genutzten CRM-System sammeln sich im Laufe der Zeit zahlreiche Aktivitäten. Die relevanten Informationen daraus manuell herauszufiltern, kostet wertvolle Zeit. Die neue Aktion „Zusammenfassen“ schafft Abhilfe: Der KI-Assistent analysiert die Aktivitätsdatensätze und erstellt daraus automatisch eine Zusammenfassung. So erhalten Sie in Sekunden eine kompakte Übersicht zum aktuellen Stand – klar, schnell und effizient.

• Erlaubt die Zusammenfassung von bis zu 50 Aktivitäten in allen Contexten mit Aktivitäten
• Zeitspanne der zusammengefassten Aktivitäten und deren Kategorie wird angezeigt
• Zusammenfassung kann über die KI-Tools des Editors weiterbearbeitet und als Aktivität gespeichert werden

ℹ️Weitere Informationen: PDF DE | PDF EN - Kapitel "Aktivitäten"

Kleinere Änderungen aus allen Bereichen​

🚀 VCard importieren und exportieren​

Es können für Kontakte VCards (VCF) erstellt werden. Entweder wird die VCF als solches heruntergeladen oder als Anhang einer E-Mail bereitgestellt. Über den Import in der Schnelleingabe, können ebenfalls VCF hochgeladen werden, um Kontakte zu erfassen. In beiden Fällen wird VCF 3.0 verwendet/unterstützt.

ℹ️Weitere Informationen: PDF DE | PDF EN - Kapitel "vCard Export/Import"

🚀 Optimierung E-Mailimport​

Kopfinformationen sind jetzt einheitlich in der Aktivität im Beschreibungsfeld ersichtlich und werden sprachabhängig erfasst. Dies gilt für E-Mails, die entweder über die Mailbridge, das Import-Dashlet oder das Outlook-Addin im System erfasst wurden oder über die Service-Mailbridge. Werden E-Mails ohne Betreff über das Import-Dashlet importiert, wird im Betreff der Aktivität "Ohne Betreff" erfasst.

ℹ️Weitere Informationen: PDF DE | PDF EN - Kapitel "Automatische Anlage von Aktivitäten: E-Mails"

🚀 Verwendung von Anreden​

Bei der Verwendung von Anreden ist jetzt im Administrations-Context die Funktion "Gruppierung" verfügbar, um nach Sprache, Anrede, Geschlecht oder Titel zu sortieren. Um sonst im System zu definieren, ob bei der Anzeige für Bearbeiter, Verantwortlicher etc. der Titel und die Anrede mit angezeigt werden sollen, wird die Klasse ContactTitelRenderer verwendet. Per Default werden Anrede und Titel ausgeblendet.

ℹ️Weitere Informationen: PDF DE | PDF EN

🚀 Verknüpfte Termine in Opportunity einsehbar​

Verknüpfte Termine wurden bisher nur im Kalender angezeigt, nicht jedoch direkt in der verknüpften Opportunity . Für die vollständige Transparenz und eine effiziente Projektsteuerung sind jetzt alle relevanten Termine, die mit einer Opportunity verknüpft sind, direkt dort einsehbar. Dies reduziert den Kommunikationsaufwand signifikant und erleichtert die Planung und Nachverfolgung von Terminen immens.

🚀 Feld für SharePoint-Link in Firma, Opportunity und Projekt​

Es ist jetzt möglich bei den Datensätzen der Contexte "Firma", "Opportunity" und "Projekt" in einem Feld die URL zu einem SharePoint-Ordner zu hinterlegen. Beim Speichern wird die URL darauf validiert, ein gültiger SharePoint-Link zu sein. Durch Klick auf jetzt in der Preview-View angezeigten Link wird ein neuer Browser-Tab geöffnet.

🚀 Feld Opportunity kein Pflichtfeld mehr im Beleg​

Diese Maßnahme war erforderlich, da nicht alle Belege mit einer Opportunity verknüpft sind. Zudem wird die Faktura in Kundenprojekten häufig im ERP-System erstellt, während die Umsatzdaten auch im CRM benötigt werden. Wenn beim Import einer Rechnung aus dem ERP-System nicht bekannt ist, welcher Opportunity diese zugeordnet werden muss, kann diese ohne Opportunity im System erfasst werden.

🚀 Feld "Gültig bis" in Angeboten​

Das Feld „Gültig bis“ ist im Vertriebsprozess ein üblicher Standard zur Nachverfolgung und Gültigkeit von Angeboten und ab jetzt auch im Context "Angebot" vorhanden. Es dient nicht nur der Transparenz für den Kunden, sondern ist auch für interne Steuerungsprozesse (z. B. für Nachfassaktionen) von hoher Bedeutung. In Produktdemos ist es essenziell, realitätsnahe und praxisorientierte Szenarien darstellen zu können.

🚀 Abweichenden Anzeigename zu Sender-E-Mail hinterlegen​

Nutzer der Serienmail können jetzt zu ihren verfügbaren Senderadressen zusätzlich einen Anzeigename erfassen. So lassen sich E-Mails noch stärker personalisieren. Auch Ad-hoc-Mailings können von einem Postfach wie sales@adito.de versendet werden, und tragen dann den gewünschten Anzeigename.

🚀 Veranstaltungen: Entfall Tab Agenda​

Im Context "Veranstaltung" wurde der Tab "Agenda" entfernt. Dieser findet sich nur noch in den Veranstaltungsterminen, um pro Veranstaltungstermin in der Agenda feste Datumswerte und Uhrzeiten zu verankern.

Demodaten​

🚀 User für Outlook-Add-In​

Der User Tim Admin besitzt jetzt (als bisher einziger Demodaten-User) die Rolle "Outlook Addin", die für die Nutzung des Outlook-Add-Ins berechtigt.

ℹ️ Weitere Informationen: Installation und Verwendung des Outlook Addin

🚀 Newsletter An- und Abmeldung​

Die An- und Abmeldung von Newslettern kann jetzt out-of-the-box präsentiert werden. Das Anmeldeformular, E-Mail-Vorlagen und die entspr. Workflows sind allgemein* vorhanden und greifen ineinander (*unangepasst auf Kunden). Ebenso ist der Abmeldelink im E-Mail-Footer als Beispiel enthalten und triggert einen Workflow, der die Werbeeinstellungen am Kontakt setzt.

Nach der Erstellung eines Demosystems kann ein Mail-Server für den E-Mailversand konfiguriert werden.

• Newsletter Anmeldung mit Mail-Server-Konfiguration für den E-Mailversand präsentieren

  • Link zum Anmelde-Formular für Newsletter Anmeldung öffnen und Abschließen-Button klicken
  • Kontakt wird im Dashlet "Marketing Webservice Leads" angezeigt und kann geöffnet werden. => Werbeeinstellungen am Kontakt wurden entsprechend dem Workflow gesetzt.
  • DOI-E-Mail mit Bestätigungslink der Newsletter Anmeldung wird verschickt, kann geöffnet und der Bestätigungslink kann geklickt werden.

• Newsletter Anmeldung ohne Mail-Server-Konfiguration für den E-Mailversand präsentieren

  • Link zum Anmelde-Formular für Newsletter Anmeldung öffnen und Anmeldung abschließen
  • Kontakt wird im Dashlet "Marketing Webservice Leads" angezeigt und kann geöffnet werden. => Werbeeinstellungen am Kontakt wurden entsprechend dem Workflow gesetzt.
  • DOI-E-Mail mit Bestätigungslink der Newsletter Anmeldung wird verschickt, kann über den 360-Grad-Tab im Kontakt geöffnet werden. In der Serienmail im Tab "Maillogs" kann über die Aktion "Webview öffnen" die E-Mail geöffnet und der Bestätigungslink geklickt werden.

ℹ️ Weitere Informationen: PDF DE

🚀 Veranstaltungen​

Die Contexte "Veranstaltung" und "Veranstaltungstermine" besitzen jetzt Demodaten, um diese sinnvoll und ohne große Vorbereitung präsentieren zu können.

🚀 Angebotsfreigabe-Workflow​

In den Demodaten gibt es den Angebotsfreigabe-Workflow, der sich wunderbar für Demonstrationszwecke eignet. In diesem wurde ein Bug behoben und ist jetzt auch detailliert dokumentiert - also ready for action!

ℹ️ Weitere Informationen: PDF DE | PDF EN

Technische Änderungen​

🚀 Admin-User​

Der Admin-User wurde bisher in QS- und Prod-Systemen ausschließlich als User ohne zugeordneten Kontakt- und Firmen-Datensatz angelegt. Dies führte zu Fehlermeldungen bei Systemanmeldung oder in Contexten mit Userbezug (z.B. Aufgaben). Um dieses Problem zu beheben, wird nun für diesen User in Prod und QS Systemen eine Kontaktperson namens Tim Admin angelegt.

🚀 Verknüpfungen am Beleg​

Im Modul "Beleg" war der Parameter "PossibleConnectionTypes" hart mit dem Salesproject verdrahtet, sodass dieser nicht ohne Weiteres erweitert werden konnte. Ziel war, alle Verknüpfungen am Beleg einheitlich zu speichern. Ergebnis: Verknüpfte Contexte werden nur noch über OrderLink (und nicht mehr direkt an Order) gespeichert.

🚀 Bounces besser und sicherer erkennen​

Die Erkennung von Bounces war in unterschiedlichen Kundenumgebungen nicht immer gleich zuverlässig. Diese wurde optimiert, um die bestmögliche Erkennung sicherzustellen. Dafür wurde

• Empfängererkennung um "Final-Recipient" erweitert,
• E-Mailadresssuche und Fehlercodesuche auf Anhänge des Typs message/delivery-status ausgedehnt und
• E-Mail-Filter im Format "Status: x.x.x" nachgepflegt.