Belege erfassen
Im Tab "Belege" lädt der Sales Executive die Spesenbelege hoch und erfüllt damit die gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflicht, die u. a. im Falle einer Betriebsprüfung greift. Dazu öffnet er die SmallEdit, wo die im Folgenden beschriebenen Felder zur Verfügung stehen.
Typ des Belegs definieren
Der "Typ" des Belegs wird erfasst, um die Art der Ausgabe zu kategorisieren, z. B. "Bewirtung", "Tanken" oder "Parkgebühren".
Datum des Belegs hinterlegen
Das "Datum" des Belegs wird hinterlegt, damit der Zeitpunkt der Ausgabe nachvollzogen werden kann.
Summe des Belegs erfassen
Die "Summe" des Belegs wird erfasst, damit der Betrag bei der Berechnung der Auszahlungssumme berücksichtigt werden kann.
Wenn man im Ausland unterwegs war und Belege in einer Fremdwährung hat, erfasst man den Belegbetrag in der Originalwährung und wählt die entsprechende Währung im Auswahlfeld aus. Nach dem Speichern wird der Betrag automatisch in die Hauswährung umgerechnet. In der Spalte "Währung" wird die gewählte Fremdwährung angezeigt. So ist auf einen Blick erkennbar, dass der Beleg nicht in der Hauswährung ausgestellt wurde.
Screenshot der Belege-Filterview mit Fremdwährungsbeleg
Festlegen, ob ein Beleg mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurde
Der Button "Firmenkreditkarte" muss aktiviert werden, wenn der Beleg mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurde, damit dieser Betrag nicht in der persönlichen Auszahlungssumme berücksichtigt wird.
Informationen erfassen
Es gibt zwei Felder, um Informationen zum Beleg mitzugeben, die für die Abrechnung relevant sind.
- Im Feld "Anmerkung" werden Informationen erfasst, die in der Filterview in der gleichnamigen Spalte angezeigt werden sollen.
- Im Feld "Beschreibung" werden Informationen erfasst, die nur in der Vorschau angezeigt werden sollen.
Beleg als Dokument hochladen
Da der Nachweis von Belegen gesetzlich vorgeschrieben ist, ist das Uploadfeld zum Erfassen des Belegs als Scan oder Foto ein Pflichtfeld.
Sales Executive Spesen