Administration von Pauschalen für die Spesenabrechnung
Damit die Spesenabrechnung im System genutzt werden kann, müssen zunächst Verpflegungs-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen für die Länder hinterlegt werden, in die Geschäftsreisen unternommen werden.
Gültigkeit definieren
Zunächst müssen die Pflichtfelder "Land" und "Gültig ab" befüllt werden, damit beim Anlegen einer Spesenabrechnung die korrekten Werte gezogen werden können. Es gibt auch ein "Gültig bis"-Feld, das befüllt werden muss, wenn eine Pauschale ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr in der Spesenabrechnung verfügbar sein soll.
Pauschalen hinterlegen
Der Pauschalentyp wird hinterlegt, damit klar ist, um welche Pauschale es sich handelt. Im Feld "Menge (EUR)" bzw. "Menge (%)" wird der zugehörige Wert eingetragen.
- Bei der Verpflegungspauschale werden die auszuzahlenden Beträge erfasst. Für Deutschland also bspw. 14,- € für mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden Abwesenheit sowie für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit und 28,- € für mindestens 24 Stunden Abwesenheit.
- Unter "Abzug Verpflegungspauschale (in %)" wird erfasst, um wie viel Prozent die Verpflegungspauschale gekürzt wird, wenn Frühstück, Mittag- oder Abendessen gestellt werden. Wenn also bspw. das Frühstück im Hotel inklusive ist und die Hotelkosten vom Arbeitgeber übernommen werden.
Bedingungen hinterlegen
Welche Bedingungen wählbar sind, ist abhängig vom gewählten Pauschalentyp.
- Für die Verpflegungspauschale können die Bedingungen "Anreise", "Abreise" bzw. "Ab x Stunden" hinterlegt werden.
- Für die Verpflegungspauschalen-Abzüge können die Bedingungen "Frühstück inkl.", "Mittagessen inkl." und "Abendessen inkl." gewählt werden.
- Für die Übernachtungspauschale kann die Bedingung "Privatübernachtung" hinterlegt werden.
Gewichtung hinterlegen
Bei der Verpflegungs- (und der Übernachtungs-)pauschale können Gewichtungen hinterlegt werden, weil für einen Datensatz in der Spesenabrechnung unter Umständen mehrere der in der Spesenadministration hinterlegten Verpflegungspauschalen zutreffen können. In diesem Fall wird immer die Pauschale mit der höheren Gewichtung gezogen. Falls es mehrere Verpflegungspauschalen oder mehrere Übernachtungspauschalen mit der exakt gleichen Gewichtung gibt, wird die mit dem höchsten Betrag genommen.
Angenommen, man ist am Anreisetag einer mehrtägigen Reise mehr als 8 Stunden unterwegs. Ohne Gewichtung würde die Pauschale "Ab x Stunden" gezogen werden. Dadurch, dass die Verpflegungspauschale mit Bedingung "Anreise" höher gewichtet ist, wird diese Pauschale gezogen, also statt 28,- € nur 14,- €.
Abzüge werden immer mit UND verknüpft, weshalb es dafür keine Gewichtung braucht. Das heißt, wenn an einem Tag Frühstück und Mittagessen inklusive sind, man also nicht selbst dafür zahlt, werden beide Abzüge berechnet.