Vorlagen verwalten

Im Context "Vorlagen" werden zentral verschiedene Vorlagen für Dokumente, E-Mails und Texte verwaltet.

• Um für die externe Kommunikation ein einheitliches Auftreten zu gewährleisten, werden Vorlagen erstellt, die dem CI/CD entsprechen. Falls sich am CI/CD etwas ändert, können die betroffenen Vorlagen angepasst und wieder im System zur Verfügung gestellt werden.

• Wiederkehrende Informationen sollen strukturiert und immer gleichförmig erfasst werden. Vorlagen werden bspw. bei der Erfassung von Besuchsberichten oder bei der Beschreibung von Projekten genutzt, um den Anwender dahingehend zu unterstützen, dass er eine Vorlage erhält, die er "nur noch ausfüllen" muss.

Die Vorlagen können sprachabhängig erfasst werden, um mit den Kontakten in der bevorzugten Sprache zu kommunizieren. Technische und personalisierende Platzhalter werden zur Laufzeit mit den erforderlichen Systemdaten befüllt und das fertige Dokument erzeugt.

Für die jeweiligen Prozesse werden Vorlagen medienbruchfrei im System zur Verfügung gestellt:

• Kommunikation per Brief – Vorlagen im Tab "Dokumente"

  Beispiel

  • Einzelbriefe, Serienbriefe
  • Servicebriefe
  • Dokumente für Angebot, Rechnung etc.

• Kommunikation per E-Mail – Vorlagen im Tab "E-Mails"

  Beispiel

  • E-Mails, Serienmails
  • Digitale Signatur
  • Signaturen und Antwortmails zur Abwicklung von Servicefällen

• Inhaltsvorlagen – Vorlagen im Tab "Texte"

  Beispiel

  • Projektbeschreibungen, Projektticketbeschreibungen und Beitragsbeschreibungen
  • Inhaltsvorlagen für Aktivitäten
  • Textbausteine