Reisen erfassen
Im Tab "Reisen" kann die SmallEdit zum Erfassen von Geschäftsreisen geöffnet werden. Diese Funktion steht nur dem Ersteller der Abrechnung zur Verfügung. Dort stehen die im Folgenden beschriebenen Felder zur Verfügung.
Firma und Land des Besuchs auswählen
Die Firma wird hinterlegt, damit auch später noch nachvollziehbar ist, wer besucht wurde.
Das Land, in dem der Besuch stattgefunden hat, muss hinterlegt werden, da diese Information für die Berechnung der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale benötigt wird.
Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen unterscheiden sich je Land in der Höhe. Das heißt, ohne Angabe des Landes können die Pauschalen nicht korrekt berechnet werden.
§§→ Gesetzliche Grundlagen bezüglich der Pauschalen sind u. a. unter § 9 des EStG und im BMF-Schreiben Auslandsreisekosten zu finden.
📖→ Informationen darüber, wie die Pauschalen im System hinterlegt werden, sind hier zu finden.
Anreisedatum/-uhrzeit und Abreisedatum/-uhrzeit angeben
Auch Anreisedatum und -uhrzeit sowie Abreisedatum und -uhrzeit müssen erfasst werden, damit Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen korrekt berechnet werden können. Für An- und Abreisetag sowie für die Tage dazwischen werden beim Speichern einzelne Datensätze angelegt.
Zweck der Reise dokumentieren
Im Feld "Zweck" kann der geschäftliche Anlass der Reise erfasst werden (bspw. "Kundentermin" oder "Messebesuch"), so dass dieser bei einer Betriebsprüfung nachgewiesen werden kann.
Informationen zu Übernachtung angeben
Der Button "Private Übernachtung" muss aktiviert werden, wenn keine Übernachtungspauschale berechnet werden soll. Wird er nicht aktiviert, wird die für das jeweilige Land hinterlegte Übernachtungspauschale je Nacht beim Auszahlungsbetrag berücksichtigt.
Auch bei Übernachtungen, die vom Unternehmen bezahlt werden, muss der Button "Private Übernachtung" aktiviert werden, damit die Übernachtungspauschale nicht in den auszuzahlenden Betrag eingerechnet wird.
📖→ Informationen zum Context "Spesenadministration" und damit zur Erfassung der Pauschalen sind hier zu finden.
Informationen zur Verpflegung angeben
Die Buttons "Frühstück inkl.", "Mittagessen inkl." und "Abendessen inkl." müssen aktiviert werden, wenn die jeweilige Mahlzeit gestellt, das heißt, nicht selbst bezahlt wurde, damit bei der Verpflegungspauschale die gesetzlich vorgeschriebenen Kürzungen korrekt abgezogen werden. Die Informationen bezüglich Verpflegungspauschale und Kürzungen werden im Context "Spesenadministration" hinterlegt. Dadurch kann die auszuzahlende Verpflegungspauschale, unter Berücksichtigung der Reisedauer, automatisch berechnet werden.
§§→ Gesetzliche Vorschriften bezüglich Verpflegungspauschalen ergeben sich aus § 9 Absatz 4a EStG. Bei Auslandsreisen ist zusätzlich das BMF-Schreiben Auslandsreisekosten zu beachten.
📖→ Informationen zum Context "Spesenadministration" und damit zur Erfassung der Pauschalen und Abzüge sind hier zu finden.
Der Sales Executive ist für drei Tage innerhalb Deutschlands unterwegs, bspw. 02.06. - 04.06. Dadurch gelten folgende Verpflegungspauschalen:
- 14,- € für den 02.06. und den 04.06., da An- und Abreisetag
- 28,- € für den 03.06., da 24 Stunden Abwesenheit
Das heißt, ohne Abzüge gäbe es eine Verpflegungspauschale von 56,- €.
In unserem Beispiel ist aber das Frühstück in der Hotelbuchung inklusive und die Kosten werden vom Arbeitgeber übernommen. Die gesetzliche Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestelltem Frühstück beträgt 20%. Da der Sales Executive zwei Nächte im Hotel bleibt und am 03.06. sowie am 04.06. dort frühstückt, ergeben sich nach Abzug der Kürzung folgende Beträge:
- 02.06.: 14,- €
- 03.06.: 28,- € minus 20% ergibt 22,40 €
- 04.06.: 14,- € minus 20% ergibt 11,20 €
In Summe sind also 47,60 € als Verpflegungspauschale auszuzahlen.
Mit eigenem Kfz gefahrene Kilometer erfassen
Die mit dem eigenen KFZ gefahrenen Kilometer werden erfasst, damit die Kilometerpauschale entsprechend automatisch berechnet werden kann.
📖→ Informationen zum Context "Spesenadministration" und damit zur Erfassung der Pauschalen sind hier zu finden.
Tageseinträge nachbearbeiten
Die Datensätze im Tab "Reisen" können nachbearbeitet werden, um Daten wie bspw. Verpflegungsangaben anzupassen.
Da bei mehrtägigen Reisen automatisch je Tag ein Datensatz mit identischen Angaben bezüglich Zweck, Übernachtung, Verpflegung und Reise mit privatem KFZ angelegt wird, müssen die einzelnen Datensätze nachbearbeitet werden, wenn diese Punkte sich unterscheiden.