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Version: 2026.4.0

Firma anlegen

Eine Firma wird im System angelegt, um die Stammdaten eines Konzerns, Unternehmens oder einer Organisation etc. zu erfassen.

Sales Executives erfassen die Stammdaten einer Firma in der Bearbeitungsansicht:

Bearbeitungsansicht eines neuen Firmen-Datensatzes in ADITO xRM mit Eingabefeldern für Firmenname, Typ, Status und Adressdaten

Best Practice

Geöffnet werden kann die Bearbeitungsansicht über folgende Einstiegspunkte:

  • Filteransicht der Firma
  • Schnellerfassung in der Globalen Leiste
  • Schnelleingabe in der Schnellerfassung

Firmenname erfassen​

Der Name einer Firma wird im CRM erfasst, um die Firmen eindeutig zu identifizieren.

Bearbeitungsansicht eines Firmen-Datensatzes in ADITO xRM mit hervorgehobenem Pflichtfeld "Name" zur Eingabe des Firmennamens

Kundennummer erfassen​

Die Kundennummer wird erfasst, damit Firmen eindeutig zugeordnet und konsistent über mehrere Systeme (z.B. ERP) verwaltet werden können.

Bearbeitungsansicht eines Firmen-Datensatzes in ADITO xRM mit hervorgehobenem Feld "Kundennummer" zur eindeutigen Zuordnung der Firma

Bevorzugte Sprache erfassen​

Die bevorzugte Sprache wird erfasst, damit die Kommunikation in der für die Firma passenden und gewünschten Sprache erfolgt.

Bearbeitungsansicht eines Firmen-Datensatzes in ADITO xRM mit hervorgehobenem Feld "Bevorzugte Sprache" zur Auswahl der Unternehmenssprache

Best Practice

Sie werden darüber informiert, dass die Unternehmenssprache länderübergreifend für alle Standorte der Firma in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation verwendet wird und nicht die jeweilige Landessprache.

➡️ Somit werden Briefe oder E-Mails in der hier angegebenen Sprache erstellt.

Status dokumentieren​

Der Status der Firma wird dokumentiert, um sicher zu stellen, dass die Firma für weitere geschäftliche Beziehungen/Kommunikation freigegeben ist. Eine Firma kann folgende Statuswerte durchlaufen:

  • 🟢 Der Status "aktiv" ist der Status, der eine Zusammenarbeit mit der Firma freigibt.
    Der Status "aktiv" wird per Default bei der Neuanlage einer Firma gesetzt.

  • 🔴 Der Status "inaktiv" wird gesetzt, sobald die Interaktion mit einer Firma nicht mehr stattfinden darf.
    Somit werden die Funktionen bzgl. Kommunikation etc. inaktiv und es ist nicht mehr möglich mit der Firma zu interagieren.

  • 🟡 Der Status "zur Prüfung" wird verwendet, wenn die Firma einer Überprüfung unterzogen werden muss, bevor sie aktiv im System verwendet werden darf.

Typ erfassen​

Der Typ einer Firma wird erfasst, um die Geschäftsbeziehungen mit den Firmen zu klassifizieren und sie darüber den jeweiligen Prozessen zuzuführen. Somit kann auf den Typ gefiltert und alle Datensätze des Filterergebnisses weiterverarbeitet werden.

Diese Typen stehen im xRM zur Verfügung: Kunde, Interessent, Lieferant, Hersteller, Partner, Wettbewerber, Sonstiges

Best Practice

Es sollen alle Kunden über die Änderungen in den AGB per E-Mail informiert werden.

Vorgehen:

  • Filtern nach "Typ gleich Kunde" in der FilterView von Firma
  • Das Ergebnis mittels Serienaktion einer Serienmail hinzufügen.

Adressen erfassen​

Sie können verschiedene Adressen zu einer Firma erfassen, damit Sie eine korrekte postalische Zuordnung und eine zuverlässige Kontaktaufnahme sicherstellen können. Bei der Firma werden Adressen wie Firmenadresse, Rechnungsadresse und Lieferadresse erfasst.

Dabei wird die als erstes erfasste Adresse als Standardadresse gespeichert und kann nachträglich angepasst werden.

Wichtig

Die als Standard gekennzeichnete Adresse kann nicht gelöscht werden.

Weitere Informationen

Die Adress Erfassung im allgemeinen, Adressvalidierung, Eingabeunterstützung mittels Suche, sowie das Verhalten der Standardadresse verhält sich wie am Kontakt.

📖 → Adressdaten erfassen
📖 → Adressvalidierung
📖 → Eingabeunterstützung mittels "Suche"
📖 → Standardadresse

Auch die Anpassung der Standardadresse finden Sie hier:
📖 → Standard Adresse ändern

Kommunikationsdaten erfassen​

Sie erfassen eine beliebige Anzahl an Kommunikationsdaten bei einer Firma, um eine zuverlässige und aktuelle Erreichbarkeit sicherzustellen und hierfür verschiedenen Kommunikationsmedien nutzen zu können.

Weitere Informationen

📖 → siehe Kommunikationsdaten erfassen im Kontakt

Eigenschaften hinterlegen​

Wenn Sie zusätzliche Informationen erfassen möchten, eignen sich dafür die sogenannten "Eigenschaften". Somit wird eine Firma möglichst detailliert beschrieben und Sie können diese Informationen für Folgeaktivitäten nutzen.

Weitere Informationen

Wie auch bei der Anlage von Kontakten können Sie bei der Neuanlage von Firmen Eigenschaften erfassen.
📖 → siehe Eigenschaften hinterlegen im Kontakt

Best Practice

Eigenschaften für

  • Firmen allgemein:
    • Bewertung: Branche, Kreditwürdigkeit, Risiko, Mitarbeiteranzahl
    • Ansprechpartner (die nicht über die Gebietsdefinition abgebildet werden)
  • Wettbewerber: Preispolitik, Stärke, Schwäche
  • Kunden:
    • Zahlungsbedingungen: Preisliste, Zahlungsbedingung, Bankname, BIC, IBAN, Umsatzsteuer-ID, Lieferbedingung
      ➡️ Informationen, die bspw. für die Angebotserstellung benötigt werden, werden hier einmalig gepflegt und dann übernommen.
    • Liefersperre
      ➡️ Filtern Sie darauf und erstellen ein Dashlet, haben Sie alle Firmen im Blick, die aktuell nicht beliefert werden dürfen.

Anlage von Dubletten vermeiden​

Sie erhalten während der Erfassung einer Firma automatisch eine Auflistung aller möglichen Dubletten, um redundante Datensätze zu vermeiden und sicherzustellen, dass bestehende Firmen korrekt weitergeführt statt doppelt angelegt werden.

Wie auch bei der Anlage von Kontakten werden Sie bei der Neuanlage von Firmen auf mögliche Dubletten hingewiesen.

Weitere Informationen

📖 → siehe Anlage von Dubletten vermeiden am Kontakt im Kontakt

🏷️ → Informationen bzgl. Dubletten auflösen, Dublettenscanmuster administrieren etc. siehe Tag "Dubletten"