Serienmail versenden
Marketing Manager können Serienmails manuell, zeitgesteuert oder per Workflow-Steuerung versenden. Bei fehlgeschlagenem Versand einzelner Mails, kann der Versand für diese erneut ausgelöst werden. Für den Versand stehen die im Folgenden beschriebenen Funktionen zur Verfügung.
Damit Serienmails versendet werden können, muss eine Mailbridge eingerichtet sein. Nähere Informationen dazu sind auf der Platform-Help zu finden.
Serienmail manuell versenden
Der Versand der Serienmail kann manuell ausgelöst werden, damit die Serienmail direkt nach dem Erstellen und Prüfen versendet werden kann. Der Button "Senden" ist aktiv, wenn in der Vorschau der Serienmail die Versandart "Manuell" gewählt ist. Der Hauptverantwortliche der Serienmail und derjenige, der den Versand auslöst, erhalten nach Abschluss des Sendevorgangs jeweils eine Benachrichtigung, in der mitgeteilt wird, wie viele E-Mails erfolgreich gesendet wurden und bei wie vielen der Versand fehlgeschlagen ist.
Bei der Versandart "Manuell" gibt es folgende Statuswerte:
- Nicht versendet: Wird initial bei Neuanlage gesetzt.
- Wird versendet: Wird gesetzt, sobald der Sendeprozess gestartet ist. Die E-Mails werden asynchron versendet, das heißt, sie werden in mehrere Warteschlangen geschickt und werden dadurch zeitlich versetzt und unabhängig voneinander verarbeitet. Dadurch wird verhindert, dass Server überlastet werden und der Versand extrem langsam wird oder abbricht.
- Versendet: Wird nach Beendigung des Sendeprozesses gesetzt, das heißt, wenn alle Warteschlangen abgearbeitet wurden.
- Fehlgeschlagen: Wird gesetzt, wenn der Sendeprozess abbricht oder ggf. unvollständig ist.
Serienmail zeitgesteuert versenden
Serienmails können zeitgesteuert versendet werden, damit der Versand der Serienmail genau zum geplanten Zeitpunkt stattfindet. Sobald die Versandart „Geplant“ ausgewählt wurde, wird das Feld Versanddatum eingeblendet, in dem der gewünschte Versandzeitpunkt (Tag und Uhrzeit) erfasst werden kann. Der Button zum manuellen Versand ist bei dieser Versandart inaktiv. Der Hauptverantwortliche der Serienmail und derjenige, der den Versand auslöst, erhalten nach Abschluss des Sendevorgangs jeweils eine Benachrichtigung, in der mitgeteilt wird, wie viele E-Mails erfolgreich gesendet wurden und bei wie vielen der Versand fehlgeschlagen ist. Wenn der Versand zum geplanten Zeitpunkt nicht durchgeführt werden konnte, wird an der Serienmail der Status "Verpasst" gesetzt.
Ein Newsletter soll immer am gleichen Wochentag zur gleichen Zeit versendet werden. Damit das Auslösen des Versands nicht übersehen wird, wird der zeitgesteuerte Versand genutzt.
Bei der Versandart "Geplant" gibt es folgende Statuswerte:
- Nicht versendet: Wird initial bei Neuanlage gesetzt.
- Wird versendet: Wird gesetzt, sobald der Sendeprozess gestartet ist.
- Versendet: Wird nach Beendigung des Sendeprozesses gesetzt.
- Fehlgeschlagen: Wird gesetzt, wenn der Sendeprozess abbricht oder ggf. unvollständig ist. Der Sendeprozess wird für diese Serienmail beim nächsten Lauf des Serverprozesses nicht neu gestartet.
- Verpasst: Wird gesetzt, wenn der Serverprozess nicht lief und der geplante Versand nicht gestartet wurde. Der Sendeprozess wird für diese Serienmail beim nächsten Lauf des Serverprozesses nicht neu gestartet.
Damit der zeitgesteuerte Versand funktioniert, muss der dafür notwendige Serverprozess (sendPlannedBulkmails) aktiviert werden.
Serienmail gesteuert versenden
Mit der Versandart "Ad Hoc" können Serienmails gesteuert versendet werden, damit bspw. in Kombination mit Veranstaltungen E-Mails abhängig vom Status eines Veranstaltungsteilnehmers automatisch versendet werden.
📖 → Weitere Informationen zur Verwendung von Serienmails in der Veranstaltung sind hier zu finden.
Bei der Versandart "Ad Hoc" gibt es folgende Statuswerte:
- Aktiv: wenn die Serienmail automatisch versendet werden soll.
- Inaktiv: wenn die Serienmail noch nicht/nicht mehr automatisch versendet werden soll.
Serienmail erneut versenden
Mit der Serienaktion "Erneut versenden" kann die Serienmail an ausgewählte Empfänger nochmal gesendet werden, damit auf Probleme beim Versand reagiert werden kann.
- Ein Empfänger ruft an und fragt, ob die E-Mail nochmal geschickt werden kann, weil er sie versehentlich gelöscht oder nicht erhalten hat.
- Bei einem Empfänger kommt ein Soft-Bounce zurück, der bereinigt werden kann.
- Bei einem Empfänger ist der Versand wegen einer falsch hinterlegten E-Mail-Adresse fehlgeschlagen und die E-Mail-Adresse wurde korrigiert.
Die Aktion ist nur aktiv, wenn
- die Serienmail bei den Versandarten "Manuell" bzw. "Geplant" den Status "Fehlgeschlagen" oder „Versendet“ hat.
- die Serienmail bei der Versandart "Ad Hoc" den Status "aktiv" hat.
- mindestens ein Empfänger markiert ist.
Serienmail an neue Empfänger senden
Nach dem Versenden der Serienmail können weitere Empfänger hinzufügt werden und der Serienmail-Versand nur für diese Empfänger ausgelöst werden, damit die E-Mail im Nachgang an Empfänger gesendet werden kann, die vergessen wurden oder die erst nachträglich als Empfängergruppe bestimmt wurden. Dafür steht im Tab "Empfänger" die Serienaktion „An neue Empfänger senden“ zur Verfügung. Das System erkennt die nachträglich ergänzten Empfänger und versendet die Serienmail nur an diese.
Die Aktion ist bei der Versandart "Manuell" aktiv, wenn die Serienmail den Status „Versendet“ hat.