Vorlagen erstellen
System Manager legen hier die Vorlagen mit ihren Grundeigenschaften – Typ, Titel und Sprache – im Status "Entwurf" an, bevor deren Inhalt erfasst wird.
Sowohl die Grundeigenschaften der Vorlagen als auch die Inhalte sind nur im Status "Entwurf" oder "Inaktiv" bearbeitbar.
Vorlagentyp definieren
Bei der Erstellung einer Vorlage wird hinterlegt, um welchen Typ es sich handelt. Der gewählte Typ bestimmt, an welchen Stellen im System – für welchen Prozess – die Vorlage zur Verfügung steht.
Abhängig vom geöffneten Tab können die jeweiligen Typen ausgewählt werden:
Vorlagentypen im Tab "Dokumente"
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Brief
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Briefe zu definieren.
⇒ Die Vorlage steht in der Aktion "Brief schreiben" bei Kontakten, Firmen und im Serviceticket zur Verfügung. -
Serienbrief
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Serienbriefe zu definieren.
⇒ Die Vorlage steht im Context "Serienbrief" zur Verfügung. -
Servicebrief
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Servicebriefe zu definieren.
⇒ Die Vorlage steht zusätzlich zu den normalen Briefen im Context "Serviceticket" zur Verfügung. -
Angebot
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Angebotsdokumente zu definieren.
⇒ Die Vorlage steht im Context "Angebot" zur Verfügung. -
Bestellbestätigung/Rechnung/Lieferschein/Mahnung/Stornierung/Gutschrift
⇒ Diese Vorlagentypen werden verwendet, um Vorlagen für Dokumente der verschiedenen Belege zu definieren.
⇒ Die Vorlagen stehen im Context "Beleg" zur Verfügung. -
Spesenabrechnung/Verpflegungspauschale
⇒ Diese Vorlagentypen werden verwendet, um Vorlagen für Dokumente bzgl. Verpflegungspauschale oder Spesenabrechnung zu definieren.
⇒ Die Vorlagen stehen im Context "Spesenabrechnung" zur Verfügung.
Vorlagentypen im Tab "E-Mails"
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Einzel
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für E-Mails ggf. mit Betreff zu definieren.
⇒ Die Vorlage steht in der Aktion "E-Mail schreiben" in den Contexten zur Verfügung, die im Verwendungsort angegeben wurden. -
Serie
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Serienmails zu definieren.
⇒ Die Vorlage steht im Context "Serienmail" zur Verfügung. -
Digitale Signatur
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für E-Mails zum Versand von Dokumenten, die digital signiert werden sollen, zu definieren.
⇒ Die Vorlage steht im Context "Angebot" zur Verfügung. -
Einzel (Service/Alle)/Einzel (Service/Automatische Antwort)/Einzel (Service/Extern)/Einzel (Service/Intern)
⇒ Diese Vorlagentypen werden verwendet, um Vorlagen für E-Mails aus Servicetickets zu definieren, die zur internen und externen Kommunikation benötigt werden und von der Serviceticket-Kategorie abhängig sind.
⇒ Die Vorlagen stehen im Context "Serviceticket" zur Verfügung.
Vorlagentypen im Tab "Texte"
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Inhaltsvorlage (Aktivität)
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Aktivitäten zu definieren, somit kann die Beschreibung der Aktivität effizienter erfasst werden und ggf. direkt mit Themen angereichert werden.
⇒ Die Vorlagen stehen im Context "Aktivität" zur Verfügung. -
Inhaltsvorlage (Besuch)
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Besuchsberichte zu definieren, somit kann die Vorbereitung des Besuchs effizienter gestaltet werden.
⇒ Die Vorlagen stehen im Context "Besuch" zur Verfügung. -
Inhaltsvorlage (Projektticketbeitrag)
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Beiträge zu definieren. Diese können in der Tickettyp-Definition hinterlegt werden. Somit kann die Vorlage in jedem Beitrag eines Projekttickets ausgewählt werden. -
Projektbeschreibung
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Projektbeschreibungen zu definieren. Diese können in der Projekttyp-Definition hinterlegt werden. Somit wird die Vorlage in jedem Projekt dieses Projekttyps eingetragen. -
Projektticketbeschreibung
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für Projektticketbeschreibungen zu definieren. Diese können in der Tickettyp-Definition hinterlegt werden. Somit wird die Vorlage in jedem Projektticket dieses Tickettyps eingetragen. -
Signatur
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um Vorlagen für E-Mail-Signaturen zu definieren.
⇒ Die Vorlage steht in der Aktion "E-Mail schreiben" abhängig vom definierten Verwendungsort oder Platzhalter zur Verfügung. -
Textbaustein
⇒ Dieser Vorlagentyp wird verwendet, um HTML-Textbausteine zentral einmalig zu erfassen und mittels Platzhaltern in anderen HTML-Vorlagen aufzurufen.
Vorlagentitel definieren
Titel und Beschreibung einer Vorlage werden hinterlegt, damit sie im System wiedergefunden werden kann und erkennbar ist, für welchen Zweck sie erstellt wurde. Der Titel wird dem Anwender mit der Sprache an der jeweiligen Stelle angezeigt, an der er die Vorlage auswählt.
Vorlagensprache definieren
Die Sprache einer Vorlage wird hinterlegt, damit sichergestellt ist, dass Dokumente in der Sprache des Empfängers erstellt werden. Es können Vorlagen auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch erstellt werden.
Die Sprache, in der die Kommunikation (schriftlich/telefonisch) mit dem Kunden stattfindet, wird am Firmen- bzw. Kontaktdatensatz im Feld "bevorzugte Sprache" erfasst. Für die schriftliche Kommunikation (Briefe, E-Mails) werden Vorlagen in den jeweiligen Sprachen gewählt, die der bevorzugten Sprache des Kontakts/der Firma entsprechen, um bspw. in einem Brief die Platzhalter der Vorlage korrekt zu befüllen.
Platzhalter, die Schlüsselwörter oder Eigenschaften aus dem xRM enthalten, werden in der hier hinterlegten Sprache der Vorlage aufgelöst, wenn Übersetzungen zu dieser Sprache existieren (aktuell werden nur de und en unterstützt).
Spezifische Funktionen bei Vorlagen
Betreff für E-Mails erfassen
Bei E-Mail-Vorlagen steht unabhängig vom Typ das Feld "Betreff" zur Verfügung, in dem der E-Mail-Betreff bereits in der Vorlage erfasst werden kann.
Im Betreff können Platzhalter bspw. {@letterSalutation@} zur personalisierten Ansprache verwendet werden.
Verwendungsort für E-Mails definieren
Bei E-Mail-Vorlagen vom Typ "Einzel" und "Digitale Signatur" wird der Bereich "Verwendungsorte" eingeblendet.
Somit können ein oder mehrere Verwendungsorte angegeben werden, um die Vorlage in verschiedenen Contexten zu verwenden. Bspw. wird eine E-Mail-Vorlage für einzelne E-Mails im Kontakt und in der Firma benötigt.
Verwendungsort für E-Mails auswählen
Serviceticket-Kategorie für Service-E-Mails definieren
Für E-Mail-Vorlagen vom Typ "Einzel (Service/Alle)", "Einzel (Service/Automatische Antwort)", "Einzel (Service/Extern)" und "Einzel (Service/Intern)" wird der Bereich "auf Serviceticket-Kategorien einschränken" eingeblendet. Damit kann angegeben werden, ob eine E-Mail-Vorlage nur bei ausgewählten Serviceticket-Kategorien zur Auswahl steht.
Serviceticket-Kategorien für Service-E-Mails auswählen
Verwendung für Typ "Signatur" definieren
Wird eine Vorlage vom Typ "Signatur" angelegt, so kann sie über den Verwendungsort und einen Platzhalter an drei verschiedenen Stellen verwendet werden:
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Wird als Verwendungsort "Serviceticket" angegeben, kann die Signatur im Postkorb an den Postfächern hinterlegt werden. Im Inhalt dieser Vorlage wird der Platzhalter
{@Service@}eingefügt. Dieser wird ausschließlich im Context "Service" bei Signaturen genutzt. Er markiert die Stelle in der E-Mail, an der der Mitarbeiter später schreiben oder andere Vorlagen als Bausteine einfügen kann. -
Wird als Verwendungsort "Kontakt" angegeben, ist diese Signatur auswählbar, falls eine E-Mail mittels KI aus einem Kontakt, einer Firma oder einem Angebot erstellt wird.
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Wird ein Platzhalter mit angegeben, so kann diese Signatur mit dem Platzhalter in andere E-Mail-Vorlagen integriert werden.
Die Bezeichnung des Platzhalters im Feld "Platzhalter" wird ohne{und@erfasst.
Der Inhalt der Vorlage kann wie allgemein üblich mittels HTML-Editor erfasst werden. Bilder (Logos etc.) werden als Base64 im Quellcode integriert.
Platzhalter für Typ "Textbaustein" definieren
Um Textbausteine im HTML-Format in andere HTML-basierte Vorlagen einzufügen, können diese mit einem Platzhalter versehen und aufgerufen werden.
Die Platzhalterbezeichnung dieser "Sub-Vorlage" wird bei Neuanlage im Feld "Platzhalter" ohne { und @ erfasst.
Somit können bspw. Werbebanner oder wiederkehrende Textblöcke (bspw. Hinweise bzgl. AGB) in eigenen Textbausteinen zentral gepflegt und in verschiedenen E-Mail-Vorlagen aufgerufen werden.
Themen in Vorlagen für Aktivitäten definieren
Der Vorlage vom Typ "Inhaltsvorlage (Aktivität)" können Themen hinzugefügt werden, die in die Aktivität übernommen werden, sobald die Vorlage ausgewählt wird.
Um Themen in der Vorlage auswählen zu können, gibt es eine Voraussetzung: Im Context "Themenbaum" muss am jeweiligen Thema die Verwendung "Vorlage" hinterlegt sein.
Vorlagen kopieren
Vorlagen können über die Aktion "Vorlage kopieren" dupliziert werden, statt sie händisch neu anzulegen. Somit können Änderungen für Vorlagen basierend auf der Quellvorlage durchgeführt werden.
Die neue Vorlage übernimmt Typ, Titel, Sprache und Beschreibung der Quellvorlage als Vorschlag, der vor dem Speichern angepasst werden kann. Bei Vorlagen aus dem Tab "E-Mails" wird auch ein evtl. vorhandener Betreff mit in die Kopie übernommen. Auch der eigentliche Inhalt (Dokument, E-Mail bzw. Text) wird 1:1 aus der Quellvorlage übernommen und dient als Ausgangspunkt für die neue Vorlage.
Die anderen Angaben zu den spezifischen Funktionen bzgl. Verwendungsort, Serviceticket-Kategorien oder Platzhalter werden nicht in die Kopie mit übernommen und müssen neu erfasst werden.