Vorlage verwalten
System Manager steuern hier, ob eine Vorlage im System zur Verfügung steht. Damit Änderungen an Vorlagen im laufenden Betrieb koordiniert durchgeführt werden können, wird dies über den Status abgebildet. Der Status ist in der Vorschau der Vorlage änderbar.
Dabei durchläuft eine Vorlage diese Status:
| Status | 🟠Entwurf | 🟢Veröffentlicht | ⚪Inaktiv |
|---|---|---|---|
| Bearbeiten | ✅ | ❌ | ✅ |
| Löschen | ✅ | ❌ | ✅ |
Vorlagen veröffentlichen
🟠 Solange eine Vorlage bearbeitet werden muss, bleibt sie im Status "Entwurf".
🟢 Ist die Vorlage ausgearbeitet und kann den Anwendern im System zur Verfügung gestellt werden, wird diese veröffentlicht. Veröffentlichte Vorlagen sind schreibgeschützt und können nicht gelöscht werden.
Vorlagen deaktivieren
⚪ Vorlagen werden deaktiviert, damit diese nicht mehr im System zur Auswahl stehen. Entweder weil sie veraltete Informationen abbilden und neue Vorlagen zur Verfügung gestellt werden, oder weil sie korrigiert oder aktualisiert werden sollen, um erneut veröffentlicht zu werden.
Der Status "Inaktiv" wird über die Aktion "Deaktivieren" gesetzt. Die Aktion kann nur für Vorlagen mit den Status "Entwurf" und "Veröffentlicht" ausgeführt werden.
Vorlagen für Serienmail, Serienbrief und Mahnungen können nur deaktiviert werden, wenn sie an keiner Stelle mehr verwendet werden. Wird die Vorlage noch verwendet, erscheint ein Hinweis und der Status kann nicht geändert werden.
Vorlagen löschen
Vorlagen werden gelöscht, um sicherzustellen, dass nur noch benötigte Vorlagen im System enthalten sind.
Eine Vorlage im Status "Veröffentlicht" kann nicht gelöscht werden.