Daten löschen/anonymisieren
System Manager und Datenschutzbeauftragte steuern hier, wann zur Löschung gekennzeichnete Datensätze tatsächlich gelöscht oder anonymisiert werden. Der Lösch-/Anonymisierungsprozess läuft automatisch in festen Intervallen oder wird bei Bedarf manuell ausgelöst.
Löschverzögerung konfigurieren
Die Löschverzögerung legt fest, wie viele Tage ein Löschkennzeichen gesetzt sein muss, bevor der Löschprozess einen Datensatz tatsächlich löschen kann. Damit besteht ein Prüfzeitraum für automatisch gesetzte Löschkennzeichen: Innerhalb dieser Frist kann ein automatisch oder manuell gesetztes Löschkennzeichen, das ggf. falsch gesetzt wurde, wieder entfernt werden.
Die Löschverzögerung wird im Context "Datenschutzadministration" über die Aktion "Allgemeine Löscheinstellungen" angepasst. Im Dialog wird die aktuelle Einstellung im Feld "Löschverzögerung in Tagen" angezeigt. Der gewünschte Wert wird dort eingetragen und mit "Speichern" übernommen.
Die Anzahl der Tage ist per Default auf 7 gesetzt und kann angepasst werden.
⚙️ → Alternativ wird der Wert im Schlüsselwort DSGVOConfiguration gepflegt.
Dazu wird im Context "Schlüsselwort-Eintrag" die Vorschau des Schlüsselworts "DSGVOConfiguration" geöffnet und im Bereich "Schlüsselwort-Eigenschaft-Werte" der Wert für "Delete Delay in Days" bearbeitet.
Automatischen Lösch-/Anonymisierungsprozess ausführen lassen
Der Lösch-/Anonymisierungsprozess wird i. d. R. zu fest definierten Zeiten automatisch ausgeführt. Kontakte, die für die Löschung gekennzeichnet sind, werden so ohne manuellen Aufwand gelöscht oder anonymisiert. Voraussetzung ist, dass das Löschkennzeichen mindestens für die Dauer der Löschverzögerung gesetzt war.
⚙️ → Abhängig von der Datenmenge kann der Prozess z. B. täglich oder wöchentlich um 02:00 Uhr ausgeführt werden. Diese Einstellungen können im Prozess DSGVOAnonymize_serverProcess angepasst werden.
Im xRM wird der Context "Kontakt" mit den abhängigen Contexten "Aktivität", "Aufgabe", "Serviceticket" und "Werbemittel" mitausgeliefert. Somit werden folgende Daten anonymisiert bzw. gelöscht:
Zu anonymisierende Daten
Anonymisiert werden Vorname und Nachname des Kontakts.
Die ursprünglichen Einträge werden durch den Anonymisierungsstring ***** ersetzt.
Zu löschende Daten
Gelöscht werden alle Daten, die nicht für Berechnungen in weiteren Prozessen benötigt werden:
- Logeinträge
- Aktivitäten (inkl. Verknüpfungen, Dokumente, Eigenschaften und Logeinträge der Aktivität)
Aktivitäten, die mit mehreren Kontakten verknüpft sind, werden komplett gelöscht, sobald einer dieser Kontakte vom Löschprozess betroffen ist. Die Aktivität ist damit auch an den verbleibenden Kontakten gelöscht. - Aufgaben
- Kommunikationsmedien
- Geburtstag
- Adressen (die Adressen direkt am Kontakt, nicht die Firmenadresse)
- Dokumente
- Eigenschaften
- Beziehungen
- Servicetickets (wenn der Kontakt als Anforderer erfasst war)
- Werbemittel
- Einträge der Datenschutztabelle
Bestehen bleiben die Einträge vom Typ "Name" mit den anonymisierten Inhalten und vom Typ "Datenschutzerklärung" mit dem zurückgesetzten Status "Zustimmung ausstehend".
🛠️ → Die Auswahl der Contexte (neben Kontakt) und der davon abhängigen Contexte ist per Customizing erweiterbar.
Löschprozess manuell anstoßen
Über die Aktion "Datensätze löschen/anonymisieren" im Context "Datenschutzadministration" wird der Lösch-/Anonymisierungsprozess manuell angestoßen. So lässt sich außerplanmäßig auf betroffene Datensätze reagieren.
- Die Aktion öffnet die Maske, in der die Dauer der Löschverzögerung bei Bedarf für den Einzelfall angepasst werden kann.
- Es wird angezeigt, wie viele Datensätze insgesamt zum Löschen markiert sind, dabei werden alle Löschkennzeichen inklusiv der manuell gesetzten berücksichtigt.
- Und es wird angezeigt, wie viele Datensätze unter Berücksichtigung der angegebenen ggf. angepassten Löschverzögerung gelöscht werden, sobald die Aktion "Alle Datensätze anonymisieren/löschen" ausgeführt wird.
FAQ
Was geschieht mit einem anonymisierten Kontakt, welche Informationen können noch eingesehen werden?
- Der Kontakt wird der Firma "DSGVO-Anonymisierung" zugeordnet. Dadurch lassen sich inaktive anonymisierte Kontakte eindeutig von inaktiven, nicht anonymisierten Kontakten einer Firma unterscheiden.
- Dubletten werden nicht mehr angezeigt.
- Das Löschkennzeichen mit Begründung bleibt erfasst, damit nachvollzogen werden kann, warum der Datensatz gelöscht/anonymisiert wurde.
- Der Status wird auf "inaktiv" gesetzt.
- Abschließend wird der Kontaktdatensatz aus dem Index entfernt.
⇒ Informationen wie die Zugehörigkeit zu einer Kampagne oder einer Serienmail bleiben anonymisiert bestehen, damit weiterhin ersichtlich ist, wie viele Kontakte eine Kampagne enthält.
Kann man sich einen Überblick über gelöschte Daten verschaffen?
⇒ Ja, aber nur über die anonymisierten Daten.
HINTERGRUND: Werden Kontakte anonymisiert/gelöscht, wird der Status des Kontakts abschließend auf "inaktiv" gesetzt.
Damit es beim Filtern einen Unterschied zwischen inaktiven anonymisierten Kontakten und inaktiven nicht anonymisierten Kontakten einer Firma gibt, werden die inaktiven anonymisierten Kontakte der Firma "DSGVO-Anonymisierung" zugewiesen.
Bei Personen, bei denen nur eine weitere Funktion gelöscht/anonymisiert wurde, werden ebenfalls als anonymisierter Kontakt bei der Firma "DSGVO-Anonymisierung" geführt, die verbleibenden weiteren Funktionen bleiben vollständig im System erhalten und haben keine Beziehung mehr zum gelöschten Datensatz.
Somit enthält die Ursprungsfirma nur noch aktive und inaktive, nicht anonymisierte Kontakte. Inaktive anonymisierte Kontakte können über die Firma "DSGVO-Anonymisierung" eindeutig gefiltert werden.
Können gelöschte Daten wiederhergestellt werden?
⇒ Nein, gelöschte Daten können nicht einfach wiederhergestellt werden, außer über eine vollständige Datensicherung. Wurde bspw. ein Kontakt gelöscht/anonymisiert, muss dieser neu angelegt werden.