Daten zum Löschen markieren
Hier werden Kontakte mit einem Löschkennzeichen markiert, die dieselbe Bedingung zur Löschung erfüllen.
Das geschieht automatisch über einen Prozess oder manuell angestoßen über eine Aktion im Context "Datenschutzadministration" durch den Datenschutzbeauftragten oder einen System Manager.
Zudem werden bestehende Markierungen überprüft und es wird ein Überblick gegeben, wie viele Datensätze von der Löschung betroffen sein werden.
Datensätze zum Löschen markieren
Kontakte, die alle die gleiche Bedingung zur Löschung erfüllen, werden mit einem Löschkennzeichen markiert. Das gilt z. B. für Kontakte, deren Fristen abgelaufen sind oder für die keine gültigen Verträge mehr bestehen.
Der Prozess setzt die Löschkennzeichen zu den definierten Zeiten oder sobald er für ein oder mehrere Löschkennzeichen über die Action "Betroffene Datensätze zum Löschen markieren" manuell angestoßen wurde. Dabei prüft das System, ob die definierten Filter der Löschkennzeichen erfüllt werden. Ist dies der Fall, wird das Löschkennzeichen mit dieser Bedingung am Datensatz gesetzt.
Der Anwender sieht im Kontakt im Tab "Datenschutz" (in der unteren Tabelle) den entsprechenden Eintrag und erkennt, mit welcher Begründung und zu welchem Zeitpunkt das Löschkennzeichen gesetzt wurde.
⚙️ → Der Prozess zum Setzen der Löschkennzeichen DSGVOSetDeleteFlags_serverProcess wird i. d. R. zu fest definierten Zeiten ausgeführt.
Markierungen überprüfen
Die manuelle Ausführung der Action "Betroffene Datensätze zum Löschen markieren" wird genutzt, um auf Änderungen in den Datensätzen zu reagieren.
Beim Ausführen der Action wird zunächst abgefragt, ob im ersten Schritt das Löschkennzeichen zu dieser Begründung an allen Datensätzen entfernt oder ergänzt werden soll. Wird es entfernt, wird es anschließend nur an den Kontakten wieder gesetzt, die die Filterbedingung nach wie vor erfüllen.
Ein Löschkennzeichen prüft, wann die letzte Aktivität einer bestimmten Kategorie innerhalb einer Zeitspanne erfasst wurde. Beim erneuten Markieren werden zunächst alle bisher gesetzten Löschkennzeichen dieser Bedingung entfernt und dann neu gesetzt.
Ist seit dem letzten Setzen an einem Kontakt eine neue Aktivität der besagten Kategorie hinzugekommen, erfüllt dieser Kontakt die Filterbedingung nicht mehr. Das Löschkennzeichen wird an diesem Kontakt nicht mehr gesetzt und der Kontakt wird nicht gelöscht.
Überblick über markierte Datensätze
Um vor der Löschung transparent einzusehen, wie viele Datensätze markiert sind und somit von einer Löschung betroffen sein werden, gibt es drei Möglichkeiten:
- In der Tabelle der Löschkennzeichen die Spalte "Zum Löschen markiert". Hier ist ersichtlich, an wie vielen Datensätzen dieses Löschkennzeichen gesetzt ist.
- Die Aktion "Allgemeine Löscheinstellungen" öffnet einen Dialog, in dem die Anzeige "Insgesamt zum Löschen markiert" die Anzahl aller Datensätze zeigt, bei denen der Status "Für Löschung vorgesehen" gesetzt ist. Die Datensätze sind somit entweder durch ein Löschkennzeichen aus der Datenschutzadministration markiert oder es wurde manuell ein Löschkennzeichen gesetzt.
- In der Filteransicht des Contexts "Kontakt" kann mit dem Filter "Status gleich Für Löschung vorgesehen" auf alle markierten Datensätze gefiltert werden. Somit kann man sich einen Überblick über diese Kontakte verschaffen und ggf. bspw. die Löschkennzeichen von einem Kontakt nochmal löschen, falls es fachlich erforderlich ist.