Besuch vorbereiten
Der Sales Executive kann einen Besuch vor dem Termin weiter detaillieren, indem er einen Kontakt ergänzt, gesprächsrelevante Inhalte in der Beschreibung notiert, relevante Aktivitäten und Dokumente hinterlegt, die Terminplanung abschließt und den Status auf "Geplant" setzt.
Besuch detaillieren
Der Besuch kann vor dem Termin weiter detailliert werden, damit der Sales Executive alle für das Gespräch relevanten Informationen im Besuchsdatensatz findet.
- Wenn der Besuch automatisch erstellt wurde, lautet der Titel "Besuch". Damit die Besuchsdatensätze unterschieden werden können, sollten sie durch aussagekräftigere Titel ersetzt werden, bspw. "Jahresgespräch 2027" oder "Produktvorstellung Q3 2027".
- Bei Besuchsvorschlägen wird außerdem nur die Firma hinterlegt. Damit klar ist, mit wem der Termin stattfinden wird bzw. wer der Hauptansprechpartner im Termin sein wird, sollte noch ein Kontakt verknüpft werden.
- Vorabstimmungen bezüglich des Termins sollten als Aktivität erfasst und mit dem Besuch verknüpft werden, damit die Informationen während des Besuchs sofort auffindbar sind.
- Im Beschreibungsfeld kann notiert werden, welche Themen während des Besuchs besprochen werden sollen.
- Am Besuch können Dokumente, wie bspw. eine Präsentationsunterlage, hinterlegt werden.
Verlinkten Termin erstellen
Wenn die Terminabstimmung mit dem Kontakt final ist, kann ein Termin aus dem Besuch heraus erstellt werden, damit der Besuch auch im Kalender abgebildet wird und eine Einladung versendet werden kann. Dazu gibt es in der Vorschau bei den "Weiteren Aktionen" die Aktion "Termin erstellen".
Folgende Daten werden aus dem Besuch übernommen:
- das Datum des Besuchs
- die am Besuch verknüpfte Firma als Verknüpfung
- die am Besuch verknüpfte Kontaktperson als Verknüpfung
- die am Besuch verknüpfte Kontaktperson als Teilnehmer, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist
- der angemeldete Benutzer als Teilnehmer
- Titel, Status, Datum und Betreuer des Besuchs als Information
Ein Besuch kann immer nur mit einem Termin verlinkt sein, deshalb ist die Aktion zum Erstellen eines Termins nur aktiv, solange kein Termin mit dem Besuch verknüpft ist. Im Termin sieht man die Verlinkung im Tab "Verknüpfungen", im Besuch sieht man die Verlinkung in der Vorschau. Dort wird das Datumsfeld durch ein Terminfeld ersetzt, wenn eine Verknüpfung existiert. Wann der Besuch stattfinden soll, kann dann nicht mehr über den Besuch, sondern nur noch über den Termin gesteuert werden.
Der Termin wird beim Speichern an die hinterlegten Teilnehmer versendet, wenn ein externes Kalendersystem angebunden ist.
Informationen zur Kalenderanbindung sind hier zu finden.
Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Aus einem Termin heraus kann ein Besuch erstellt werden, siehe "Besuch aus einem Termin erstellen".